Jak optymalnie wykorzystać przestrzeń pracy biura?

Czy możliwe jest powiększenie biura bez dokonywania inwestycji w dodatkowy metraż? Innowacyjne techniki zagospodarowania powierzchni biurowej i organizacji przestrzeni pracy pozwalają na zdecydowane zwiększenie możliwości biura, wzrost zatrudnienia i poprawienie wydajności firmy. To szczególnie ważne dla przedsiębiorstw usługowych, dla których biuro jest podstawowym miejscem pracy, a zwłaszcza dla firm sektora outsourcingu usług biznesowych (BPO).

Zapraszamy na rozmowę na ten temat z ZUZANNĄ MIKOŁAJCZYK, Kierownikiem Działu Marketingu MIKOMAX Smart Office - firmą dostarczającą kompleksowe rozwiązania organizacji przestrzeni pracy.

Redakcja: Jak ważne są zagadnienia związane z optymalnym wykorzystaniem powierzchni biura i zastosowaniem właściwego wyposażenia, by zwiększyć jego możliwości, wskazywała Pani podczas konferencji Prospects in Poland, poświęconej branży BPO, której MIKOMAX Smart Office był partnerem merytorycznym.

Z.M.: Niezmiernie ważna jest właściwa organizacja przestrzeni pracy. Ze swojego doświadczenia mogę mówić nie tylko o naszym przedsiębiorstwie, które stanowi bezpośredni przykład optymalnych możliwości, ale również naszej oferty, skierowanej do firm, w których biuro jest głównym miejscem pracy. Oferujemy rozwiązania, które gwarantują komfort twórczego myślenia pracowników i pomagają stworzyć optymalne warunki w każdej powierzchni biurowej – od recepcji, poprzez część wspólną, sale konferencyjne, aż po gabinety. Przedsiębiorcy, poszukując  relatywnych rozwiązań inwestycyjnych i rozwoju firmy, ograniczają dziś koszty związane z wynajmem lub zakupem dodatkowych metrów kwadratowych powierzchni biura. Dla nas taka reorganizacja i zmiana aranżacji miejsca, dzięki której odpowiednio zagospodarowujemy (a krótko mówiąc – zwiększamy) powierzchnię bez faktycznego zwiększania metrażu, to wielkie wyzwanie. Pokazujemy jednocześnie, że rozwój przedsiębiorstwa, poszerzenie jej  struktury przy wykorzystaniu tej samej powierzchni, nie niesie pogorszenia jakości pracy. Nasze meble cechują nowatorskie rozwiązania, funkcjonalność oraz przemyślana konstrukcja, które zapewnią komfortowe zagospodarowanie każdej przestrzeni biurowej. Umiejętnie zachowujemy równowagę pomiędzy funkcjonalnością a wzornictwem. Jak mówi jeden z naszych projektantów, Tomasz Augustyniak, idealne biurko nie koncentruje uwagi na sobie, ale pomaga skoncentrować się na wykonywanej pracy.

Co konkretnie stanowi Państwa tę ofertę?

Jesteśmy partnerem biznesowym dla przedsiębiorstw, w których biura stanowią ważną, jeśli nie najważniejszą część przestrzeni pracy, są to zatem przede wszystkim przedsiębiorstwa branży usług biznesowych czy deweloperzy powierzchni biurowych. Służymy im swoim doświadczeniem, świadcząc usługi kompleksowej aranżacji i zagospodarowania tej powierzchni przy zastosowaniu naszych koncepcji, rozwiązań i systemów biurowych, oferowanych w szerokiej grupie mebli pracowniczych oraz gabinetowych, stołów konferencyjnych przeznaczonych do spotkań formalnych i nieformalnych, a ponadto mebli recepcyjnych, niezmiernie ważnych z punktu widzenia budowania swojego „pierwszego wrażenia”. Naszą ofertę uzupełnia gama krzeseł i foteli, spełniających wszelkie obowiązujące normy bezpieczeństwa użytkowania i posiadających certyfikaty krajowe i zagraniczne, wymagane w tym zakresie. Oprócz produkcji i usług aranżacji przestrzeni, oferujemy także montaż systemów ścianek biurowych, które umożliwiają swobodne projektowanie miejsc pracy zapewniające komfort i podział powierzchni oraz inne wyposażenie biura, jak szafy i kontenery.

Czy wszystkie meble i aranżacje przestrzeni są Państwa projektami?

Zarówno poszczególne elementy naszych mebli, jak i ich całe zestawy są naszymi autorskimi projektami lub są wykonane na nasze zamówienie przez uznanych polskich projektantów i designerów. Oprócz tego, większość aranżacji naszych systemów powstaje na indywidualne zamówienia kontrahentów, zatem są one w dużej mierze odpowiednio dopasowywane wedle ich uznania, co obejmuje nie tylko ich indywidualne potrzeby w odniesieniu do charakteru pracy. Klienci mają zatem pełną swobodę w wyborze formy i koloru mebli w zależności od upodobania.

Właściwa reorganizacja pracy w biurze ma wpływ na podniesienie jakości wykonywanych zadań przez pracowników. Wymaga to jednak odpowiedniego przygotowania i zmiany niektórych czynników w relacjach personalnych. Jak ważne są to kwestie według Pani, jako doświadczonego trenera w zakresie rozwoju osobistego oraz kierowania firmą i zespołem?

Oprócz tego, że pracodawca inwestuje w swoją kadrę, zależy mu na tym, żeby była to inwestycja innowacyjna. W naszej codziennej działalności kładziemy duży nacisk na to, aby zatrudniony pracownik na długo pozostawał kreatywny. Służą temu nie tylko organizowane cykliczne szkolenia, ale również określony czas w ramach godzin pracy, który pracownik samodzielnie ma spożytkować na dowolną formę samodoskonalenia. Kluczowa w tym zakresie jest nie tylko innowacyjność pracowników, ale również innowacyjne podejście pracodawcy do nich, przestrzeni pracy i najnowszych trendów w jej organizacji, umożliwienia dalszego kształcenia, dostępu do wiedzy i nauki.
Niezmiernie ważne są dla nas obszary własne, gdzie w pierwszej kolejności stawiamy na przejrzyste i uczciwe relacje z naszym klientem wewnętrznym, jakim są pracownicy, jak i szerokie obszary zewnętrzne, zwłaszcza w odniesieniu do stosunków z naszymi klientami i kontrahentami. Jesteśmy świadomi swojej odpowiedzialności, dlatego dbamy o zrównoważony rozwój nie tylko firmy, ale i zatrudnionych tu osób i całego regionu, w którym funkcjonujemy.

Zapewne duży wpływ na takie podejście do społecznej odpowiedzialności prowadzonego biznesu, ma rodzinny charakter firmy. MIKOMAX Smart Office to dziś przedsiębiorstwo wielopokoleniowe.

Rzeczywiście, wspólnie z bratem stanowimy już drugie pokolenie naszej rodziny, która związała swoją karierę z tą firmą. Niestety, nie wiem dlaczego, w Polsce nadal budowanie firm na bazie własnej rodziny nie należy do popularnych standardów i niewiele przedsiębiorstw przyznaje się do rodzinnego charakteru. Początkowo i u nas było podobnie. Nie od razu po ukończeniu studiów znalazłam się w strukturach firmy, ale doświadczenie korporacyjne, które w tym czasie zdobyłam, okazało się bardzo cenne przy ustalaniu równowagi we wdrożonych standardach zarządzania przedsiębiorstwem. Udało mi się przekonać zarząd firmy, że jej rodzinny charakter może być olbrzymim atutem i taka struktura przyniesie jeszcze większe zaangażowanie w dalszy rozwój przedsiębiorstwa stawiającego na wieloletnią ciągłość działania, przekazywanego kolejnym pokoleniem.

To również ważny sygnał dla naszych pracowników, że aktywność firmy, którą budujemy, nie jest określona ramami czasowymi, i że warto się z nami związać na dłużej, kreując z nami swoją ścieżkę kariery. W myśl naszego motto, że firma to nasza pasja i cieszymy się, że podzielają ją ludzie, z którymi współpracujemy, firmę tworzymy i rozwijamy razem z nimi. Wspólnie świętujemy sukcesy, ale i wspólnie pokonujemy przeszkody.